Die Coronavirus-Epidemie zwingt zahlreiche Mitarbeiter kleiner und mittelständischer Unternehmen ins Homeoffice – viele Firmen waren darauf nicht vorbereitet. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihr Homeoffice einrichten und welche Online-Tools Sie für Projektmanagement und Meetings nutzen können.
Homeoffice: Jetzt bitte keine halben Sachen!
Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer arbeiten dieser Tage von zu Hause – und es sieht so aus, als würde dies sich in den kommenden Wochen nicht ändern. Grund genug, den Umzug ins Homeoffice richtig anzugehen und sich jetzt mit den gängigen Online-Tools vertraut zu machen, mit denen sich Teams organisieren oder zu Video-Calls zusammenschalten können. Lesen Sie hier, wie Sie das Beste aus der Heimarbeit herausholen!
Online-Tools für das Projektmanagement
Wenn die Kollegen aus der Ferne zusammenarbeiten, gilt: Wichtig sind eine reibungslose Kommunikation und die Möglichkeit, relevante Daten einzusehen und bearbeiten zu können. Das Herzstück Ihrer Tool-Landschaft sollte daher ein Projektmanagement-Tool sein. Dieses Werkzeug schafft virtuelle Arbeitsräume. Projektmanagement-Tools erlauben den gemeinsamen Zugriff auf Projektdaten, die Dokumentation sowie die Verwaltung und Zuteilung von Ressourcen und Verantwortlichkeiten. Es gibt bereits viele Projektmanagement-Lösungen, die ohne Installationsaufwand im Homeoffice direkt im Browser laufen.
Diese fünf Projektmanagement-Tools sind kostenlos nutzbar:
- Asana: Aufgabenverwaltung und kollaboratives Projektmanagement
- Bitrix24: Projektmanagement plus Team-Chat, Videokonferenzen, Kalender uvm.
- GanttProject: Projektmanagement als Desktop-Lösung, ohne Cloud
- Meistertask: Agiles Projektmanagement für eine unbegrenzte Anzahl an Teilnehmern, mit eigener iOS-App
- OpenProject: Projektmanagement mit Scrum-Plugin, inkl. Meilenstein-Planung, Bug-Tracking uvm.
Online-Tools für Online-Meetings
Tools für Online-Meetings sind unverzichtbar für die Kommunikation vom Homeoffice aus. Es gibt zahlreiche Lösungen im Netz, die Konferenzen mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern ermöglichen. Sinnvolle Lösungen für verteilte Teams bieten oft Chatdienste wie Slack, die das Teilen von Dateien erlauben. Frei verfügbare Video-Konferenz-Lösungen mit Gruppenchats gibt es etwa über Skype for Business, Google Hangouts und Zoom.
Die technische Ausstattung im Homeoffice
Bei der technischen Ausstattung sollte die Leistungsfähigkeit im Vordergrund stehen, nicht der Anschaffungspreis. Eine schlechte technische Ausstattung kostet nur Nerven und zehrt an der Arbeitskraft. Das Wichtigste ist ein schneller Internet-Zugang. Drahtlose LTE-Verbindungen sind schnell und günstig, leider aber oft noch nicht so stabil wie herkömmliche DSL-Anschlüsse. Weil es um wichtige Passwörter und sensible Daten gehen kann, sollte eine WPA/WPA2-Verschlüsselung des Signals auch im Homeoffice zum Standard der IT-Sicherheit gehören. Noch mehr Sicherheit garantiert die Installation eines Virtual Private Network (VPN), durch welches der Heimarbeiter auch von unterwegs sicher Daten austauschen kann.
Für ein-zwei Tage mag es kein Problem sein, über seinen mitgebrachten Laptop gebeugt und mit dem Smartphone am Ohr zu arbeiten. Auf Dauer aber erleichtern ein großer Bildschirm und eine solide Tastatur die Arbeit ungemein. Das Telefon im Homeoffice sollte die gleichen Funktionen erlauben wie das im Büro. Mit einem professionellen Headset hat man auch beim Telefonieren die Hände frei.
Auf einen Blick: Ein gut ausgestattetes Homeoffice hat
- Schnelles, stabiles und sicheres Internet (mindestens mit WPA/WPA2-Verschlüsselung, besser noch mit VPN)
- einen großen Bildschirm
- eine ordentliche Tastatur
- ein funktionstüchtiges Telefon (am besten als Headset)
Der Arbeitsraum im Homeoffice
Für das Homeoffice sollte ein separater und ruhiger Raum als Büro eingerichtet werden. Diese räumliche Barriere ist auch eine psychologische – für den Mitarbeiter, aber auch für Familienmitglieder und andere Mitbewohner. Mit einer professionell eingerichteten Arbeitsnische kann selbst ein Ein-Zimmer-Apartment fürs Homeoffice taugen.
Bei Tischen und Bürostühlen müssen Arbeitgeber zahlreiche Vorschriften für Gesundheit und Arbeitsschutz einhalten. Auch wenn es daheim keiner kontrolliert: Ein professioneller ergonomischer Stuhl ist keine Eitelkeit, sondern eine Investition in die Gesundheit. Ein Stuhl mit zahlreichen Verstellmöglichkeiten von Höhe, Sitzfläche, Rücken- und Armlehnen unterstützt die gesunde Sitzhaltung. Ebenso muss der Tisch die richtige Höhe und Größe haben.
Auf einen Blick: Ein gut ausgestattetes Homeoffice hat
- einen separaten, ruhigen Arbeitsraum (oder Raumabteil)
- einen ergonomischen Stuhl, der eine gesunde Sitzhaltung erlaubt
- einen Tisch, der die richtige Höhe und Größe besitzt, um angenehm und ergonomisch arbeiten zu können
Homeoffice so produktiv wie möglich machen
Die Bedingungen für gutes Arbeiten von zu Hause müssen professionell sein. Mitarbeitern sollte es auch im Homeoffice an nichts fehlen, was im Büro selbstverständlich ist. Deshalb unterstützen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter sogar bei der Einrichtung ihres heimischen Arbeitsplatzes – zum Beispiel mit PCs, Tablets oder Telefonen und Zubehör.
Jedoch: Die aktuelle Coronavirus-Epidemie und die neue Notwendigkeit zur Heimarbeit trifft viele Arbeitgeber unvorbereitet, die bisher gar nicht auf Homeoffice gesetzt haben. Da ist es verständlich und natürlich, dass nicht alle der hier beschrieben Maßnahmen zu 100 Prozent erfüllt werden können.
Was aber die Nutzung kostenfreier Online-Tools für das Projektmanagement sowie Online-Meetings angeht, gibt es keine Ausreden. Diese Lösungen sind in vielen Unternehmen auch in Zeiten ohne flächendeckendes Homeoffice bereits fest integriert – und das nicht ohne Grund. Redaktionspläne einsehbar und kollaborativ zu führen und Kampagnen transparent in einem Online-Tool zu planen, kann die Effektivität im Team langfristig steigern. Außerdem: Wer sich jetzt an die Nutzung eines Online-Meeting-Tools gewöhnt, kann auch in Zukunft (etwa, wenn wir COVID-19 hinter uns gelassen haben) noch darauf zurückgreifen und räumliche Trennungen flexibel überbrücken.
