Las pequeñas y medianas empresas (PYME) pueden ahorrar mucho dinero y tiempo cuando controlan los procesos con el uso de software. Y este software puede aprovecharse en numerosos procesos empresariales. Lea aquí en qué casos merece la pena utilizar la automatización en una empresa, a partir de seis ejemplos.
Avanza la automatización de los procesos empresariales
Las recientes crisis han dado un fuerte impulso a la digitalización. Tras las oleadas iniciales de cambio, como el trabajo a distancia y las reuniones virtuales, otras opciones tecnológicas están entrando en escena. Entre ellas, la automatización de todo tipo de procesos empresariales.
El valor que aporta la automatización en la actualidad queda patente en el estudio Kofax Intelligent Automation Benchmark Study 2022, basado en las declaraciones de 800 directivos de 21 sectores y 10 países. Centrándonos en los resultados de Alemania: el 93% de los encuestados cree que la automatización de los procesos de trabajo empresariales tras la crisis de Covid garantizará la continuidad de las operaciones empresariales. Y el 85% quiere implantar la digitalización de principio a fin lo antes posible.
Este desarrollo tampoco debería ser ignorado por las pequeñas empresas - después de todo, otro hallazgo muestra que el 91% de los participantes cree: "Las empresas disfrutan de ventajas competitivas". En tiempos de escasez de recursos, de materias primas caras, de precios de la energía por las nubes, de inflación y de cadenas de suministro frágiles, estas ventajas son especialmente importantes.
Pero, ¿por dónde pueden empezar las pequeñas empresas a implantar la automatización? He aquí seis recomendaciones para empezar:
Estos 6 departamentos se benefician mucho de la automatización
1. Marketing
En estrecha colaboración digital con Ventas, Marketing puede utilizar la automatización para desplegar realmente su efecto impulsor de las ventas. Una de las medidas más prometedoras es la comunicación personalizada con los clientes actuales y potenciales. Esto puede lograrse con el uso de herramientas que permitan el intercambio de datos entre Ventas y Marketing, y que interconecten otros departamentos relevantes. A partir de ahí, la gestión de campañas puede ser mucho más eficaz.
El resultado: una comunicación dirigida digitalmente que se transmite automáticamente en el momento oportuno, por los canales adecuados y que responde individualmente a las necesidades del grupo objetivo en la medida de lo posible, ofreciendo al mismo tiempo soluciones o información adecuadas. La organización autónoma de estos factores aumenta la eficacia del marketing y, al mismo tiempo, reduce los esfuerzos y el tiempo que necesita el personal.
Hoy en día, por ejemplo, la automatización del marketing facilita el envío de correos electrónicos, alimenta los canales de las redes sociales con contenidos, genera clientes potenciales y mejora tanto los informes como la evaluación de las campañas.
2. Atención al cliente
Los clientes satisfechos son la columna vertebral del éxito empresarial. Por eso, todas las empresas deberían asegurarse de fomentar buenas relaciones con su base de clientes. Pero un apoyo adecuado y amplio requiere recursos: personal, tiempo y financieros. Por ello, la automatización facilita enormemente los procesos y tareas de atención al cliente.
El reconocimiento óptico de texto (OCR) automatizado acelera la respuesta a las solicitudes escritas de los clientes, reduce la tasa de errores y libera al personal de trabajo adicional.
La automatización robótica de procesos (RPA) va un paso más allá. Se trata de un software que se encarga de tareas esenciales en el servicio de atención al cliente. No sólo gestiona las solicitudes, sino que también sirve de interfaz con otros programas o departamentos. Puede orquestar tareas en el back office o encargarse de tareas estandarizadas y repetitivas, o estar en contacto directo con los clientes, como ocurre con los bots de chat de alta calidad. ChatGPT y otras inteligencias artificiales pueden abrir oportunidades completamente nuevas en este sentido.
3. Pagos
Las empresas también se benefician de la automatización de los procesos de pago. Esto afecta sobre todo a las transacciones con socios B2B. Los sistemas de automatización de pagos pueden mejorar las relaciones con los proveedores, ya sea directa o indirectamente, para ahorrar costes o minimizar el riesgo de fraude.
La automatización de los pagos evita muchos tipos de errores que pueden producirse durante el procesamiento manual. Entre ellos se incluyen los pagos dobles o tardíos. Otras ventajas de los procesos de pago digitales son una mayor transparencia, menores costes, escalabilidad y rapidez.
4. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Otra aplicación para la que resulta adecuada la automatización es la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Puede vincularse a los departamentos antes descritos -marketing, atención al cliente y pagos- y aprovecharse como su elemento central, recopilando y gestionando todos los datos de los clientes en un único centro digital.
Esto convierte al CRM en la fuente y el punto de partida de numerosos procesos y, en consecuencia, en un candidato ideal para la automatización dentro de una empresa.
5. Logística
Para los fabricantes, la logística y sus tareas organizativas subsiguientes son un factor importante que inmoviliza a la mano de obra. La automatización en este departamento reduce los esfuerzos necesarios y, al mismo tiempo, sirve para mejorar la eficiencia, la productividad y la calidad de los procesos.
Esto se consigue, entre otras cosas, mediante el uso de la planificación a largo plazo, que puede predecir o absorber tanto las reposiciones como los picos de personal, respectivamente. Además, se pueden planificar más rápidamente las rutas de transporte, organizar más fácilmente el embalaje de las mercancías y supervisar rápidamente las existencias.
6. Recursos humanos
La automatización robótica de procesos es hoy una palabra de moda con la que también están familiarizados muchos empleados de recursos humanos (RRHH). Ya utilizan esta tecnología en varios ámbitos de los RRHH. Los escenarios de aplicación más frecuentes incluyen la comunicación y selección de candidatos, la gestión de documentos de solicitud y la incorporación, así como la organización contable y jurídica, la gestión de viajes y gastos, el pago de salarios y la planificación de vacaciones.
