Les signatures mail constituent un élément essentiel, en particulier pour les entreprises qui se doivent de démontrer leur sérieux dans leur communication B2B. Les signatures mail sont aussi le parfait endroit pour subtilement y intégrer des messages marketing. Pour en savoir plus sur les alternatives possibles, cliquez ici.
Les signatures mail : un élément essentiel de la communication professionnelle en entreprise
Dans un e-mail professionnel, le message de salutation final est généralement suivi de la signature de l'expéditeur, y compris de ses coordonnées, de son poste au sein de l'entreprise et d'autres informations commerciales. Cette structure standard est largement utilisée afin de permettre au destinataire d'identifier aussi facilement que possible l'expéditeur et d'établir une éventuelle prise de contact par d'autres moyens que la réponse directe.
Tous les programmes de messagerie offrent la possibilité de concevoir cette signature une seule fois dans les paramètres de messagerie afin de pouvoir ensuite l’insérer automatiquement dès qu’un nouvel e-mail est créé. Les informations suivantes doivent figurer dans la zone de signature d'un e-mail professionnel :
- Le nom complet
- L’intitulé de post
- Le numéro de téléphone professionnel (y compris le numéro de téléphone portable)
- Le nom de l'entreprise
- Forme juridique de l'entreprise
- Adresse enregistrée de l'entreprise
- Numéro d'enregistrement au registre du commerce
- Pour les Sarl : Les noms de tous les directeurs généraux
- Pour les SA : Les noms de tous les membres du Conseil d’administration et du Président du Conseil d’administration
- Le cas échéant, le logo de l'entreprise
- Un lien vers le site Web de l'entreprise
De plus, les signatures sont aussi un très bon endroit pour y ajouter tous les icônes renvoyant sur les principaux réseaux sociaux sur lesquels l'entreprise est présente.
La signature mail peut être obligatoire
En effet, non seulement disposer d’une signature apporte du professionnalisme à vos e-mails, mais elle est même souvent obligatoire, et ce à chaque fois que l'e-mail en question constitue une « lettre commerciale ». Entrent dans cette catégorie toutes les communications écrites dirigées vers le public externe dont le contenu est lié à l'entreprise. La forme que prend le contenu commercial n'a pas d'importance.
Sont toutefois exclu : les mailings publicitaires destinés à un groupe indéterminé de personnes et les e-mails envoyés dans le cadre d'une relation commerciale existante. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de répéter les informations obligatoires. Si les entreprises omettent des informations obligatoires, elles risquent de se voir infliger des amendes ou des avertissements.
Des éléments marketing dans la signature mail : attirez l'attention grâce à des informations personnelles
La zone de signature peut également faire partie des communications d'entreprise et être utilisée comme outil de marketing. Pour ce faire, l'identité visuelle et en particulier le design de l'entreprise doivent également être visibles dans la signature. Pour attirer l'attention de façon optimale dans les signatures mail sur toutes les différentes offres possibles de l’entreprise, les options suivantes sont possibles :
- Implémenter un bouton d'appel à l'action ou une bannière accrocheuse, derrières lesquels se cachent de nouveaux articles de blog ou le téléchargement d'un nouveau livre blanc
- Des liens vers des études de cas ou des portails d'avis clients
- Des liens vers des services supplémentaires gratuits ou des offres limitées
- Des liens vers des offres d'emploi ou même des annonces de participation à des salons
- Afficher des reconnaissance et prix reçus ainsi que des certifications effectuées par l’entreprise
- Insérer une photo portrait professionnelle afin que les destinataires des e-mails puissent associer un visage à l'expéditeur
Idéalement, afin d'augmenter la probabilité de conversion, le contenu de la signature devrait varier en fonction de l’offre et du public cible visé. Les e-mails du personnel de vente, par exemple, visent un groupe cible différent de celui envoyé par le service de gestion des clients existant. Par exemple, pour les clients qui sont restés inactifs pendant une longue période, l’entreprise peut faire référence aux rabais et remises actuelles, afin de les persuader de revenir. Les événements peuvent être spécifiquement annoncés aux destinataires qui ne sont pas encore inscrits.
En outre, lors de la mise en œuvre d'éléments graphiques et design, il faut veiller à ce qu'ils s’affichent correctement également sur les appareils mobiles.
Si vous avez besoin d'une aide externe ou si vous recherchez des idées d’inspiration pour profiter des avantages du marketing via la signature mail, vous pouvez compter sur des fournisseurs professionnels spécialisés dans la gestion des signatures mail, tels qu'Exclaimer ou Software Advice.
